В Правительстве Мурманской области модернизировали систему электронного документооборота

Комитет по развитию информационных технологий и связи Мурманской области успешно завершил масштабный проект по миграции системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области на новую версию программного обеспечения. СЭДО, функционирующая на базе платформы Docsvision 4.1, с 2009 года обеспечивала ведение бизнес-процессов обработки служебной корреспонденции и обращений граждан в 29 самостоятельных организациях, составляющих систему исполнительных органов государственной власти региона (ИОГВ) и осуществляющих взаимный обмен документами в виде электронных копий.

За время эксплуатации системы накоплен большой объем уникального функционала, разработанного специально для Правительства Мурманской области. СЭДО интегрирована с рядом других информационных систем: межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО), общественной интернет-приемной Правительства Мурманской области, Автоматизированной системой по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ, интернет-сайтом Президента РФ kremlin.ru

Имеются специальные возможности для ведения централизованного контроля за исполнением поручений по документам служебной переписки, безбумажной обработки обращений граждан, поступающих в Правительство Мурманской области.

Нормативные документы Президента РФ и Правительства РФ, а также обращения граждан, направленные в адрес Президента РФ и переданные по компетенции в Правительство Мурманской области, оперативно поступают в СЭДО в электронном виде по специальному каналу связи.

Доступ в СЭДО имеют все сотрудники ИОГВ, банк данных СЭДО составляет свыше 1.7 млн. документов, в день регистрируется свыше 1500 писем и выдается около 1000 поручений.

В целях обеспечения дальнейшего развития СЭДО было принято решение о миграции системы на новую версию программного обеспечения (ПО). Подготовка к переводу СЭДО на ПО Административное делопроизводство для Docsvision 4.5 (разработка компании DigitalDesign) длилась почти полтора года.

За этот срок было проведено предпроектное обследование и развернут тестовый стенд для проверки работы переносимого функционала на новой версии ПО, в том числе и заново разработанного модуля обработки обращений граждан, организаций и общественных объединений с возможностью построения отчетов.

Проведено масштабное обучение пользователей, выполнены конвертации данных, программные и системные настройки, оптимизированы правила настройки ролевых и тематических блоков папок для пользователей, в рамках проекта реализована сложная модель прав на объекты и операции системы, соответствующая функциональным ролям участников документооборота и учитывающая бизнес-процессы, действующие в региональном Правительстве и органах власти.

По итогам миграции созданы условия для внедрения в Правительстве Мурманской области процессов электронного согласования документов служебной переписки и перехода на электронный документооборот.